Herangehensweise zur Erstellung einer Datenbank als Ersatz für ein Kunden-Management-System

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Guten Tag,

im Beruf verwalten wir bis zu mehrere hunderttausend Kundenkontakte, leider ohne ein richtiges Management-System und bisher lediglich in mehreren Excel-Listen (aufgeteilt nach Branche). Die günstigste Alternative für uns ist nun Access. Allerdings sind wir bis dato keine Access-Profis und fragen uns, wie wir richtig vorgehen. Die Kunden-Kontaktdatenbank-Vorlagen sind nicht schlecht, aber aufgrund der fertigen Kundendetailmasken nicht ideal. Wir wollen:

- viele tausend Kontakt einheitlich anlegen (Problem aktuell ist, dass in den Listen unterschiedliche Formatierungen herrschen, beispielsweise einmal "Frau X" in einer Spalte, und woanders "Frau" und "X" in getrennten Spalten). Wir benötigen viele Felder wie: Titel, Vorname, Nachname, Anrede, Firma, Adresse, Telefon, Mail, Notizen, usw.

- doppelte Kontakte von vorne rein vermeiden und durch die Datenbank gewarnt werden, wenn ein Kontakt, der gerade neu angelegt wird, bereits besteht

- unsere Kontakte mit einer Art Keywords versehen. Dies ist für uns der aller wichtigste Punkt. Wir wollen den einzelnen Kontakten eigene Stichwörter zuweisen wie z. B. "Abo XY", "Teilnehmer X-Konferenz", "Kontakt Datenschutz" und so weiter. Wichtig ist, dass man nach diesen auch Filtern kann, damit wir nach der Stichwortsuche entsprechende fertige Listen erhalten.

- idealerweise auch Werbewidersprecher "sperren" (alternativ ist die Keyword-Funktion auch ok).

- mindestens mit 8 verschiedenen Personen darin arbeiten können, teilweise zur gleichen Zeit. Dafür eignet sich bestimmt die cloudbasierte Lösung am besten, oder? Idealerweise sollte auch der Bearbeiter nachvollziehbar sein, wenn Änderungen getätigt wurden.

- wenn möglich, die Kontakte aus den Excel-Listen in die neue Datenbank automatisch reinziehen.

Kann man zum Beispiel die Vorlage"Kontakte-Datenbank" anpassen, sodass wir bis auf z. B. nur "Name" und "Nachname" zusätzlich noch ein Feld mit "Titel" hinzufügen können? Oder sollte man direkt eine neue, eigene Datenbank erstellen? Wie fahre ich nun fort?

Habt ihr sonstige Tipps?

Herzlichen Dank für die Rückmeldungen und liebe Grüße
maribell_987
 
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