Anzeige zuletzt verwendeter Elemente zeigt ungewöhnliche Einträge an - Outlook und Microsoft Exchange

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Pat80

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Geschrieben Donnerstag um 15:58






Guten Tag,

ich mache mir derzeit einige Sorgen, dass auf meinen Rechner von Außerhalb zugriffen wurde. Es handelt sich um einen Arbeitsplatzrechner in einem Firmennetzwerk mit Windows 10 und Outlook. Outlook wird gehostet über Microsoft Exchange.

Seit geraumer Zeit wurden in der Liste der zuletzt verwendeten Elemente in Outlook immer wieder zwei gleiche odt.Dateien angezeigt, die Daten zu meinen Steuererklärungen beinhalten. Diese standen in der Liste der Elemente auch nicht ganz unten in der an sich chronologischen Auflistung, sondern sprangen immer wieder nach oben oder tauchten weiter oben in der Liste auf.

Vor etwa einer Woche verschwanden diese beiden Dateien dann ganz aus der angezeigten Auflistung der zuletzt verwendeten Elemente, nachdem sie in der Chronologie nach unten "rausgeschoben" worden sind..

Jetzt habe ich auf meinem Arbeitsplatzrechner einmal die zuletzt verwendeten Dateien im recent-Ordner gelöscht. Zwar zeigt Outlook trotzdem noch drei bis vier zuletzt tatsächlich von mir geöffnete Dateien an. Ganz unten in der Liste mit rd. 9 Einträgen stehen aber nun aber plötzlich auch wieder die beiden alten Steuerdateien, die ich 2017 und 2019 angelegt hatte und entsprechend auch lange nicht benutzt habe. Die Dateien liegen auf meiner Arbeitsplatzfestplatte.

Meine Sorge ist nun, dass in letzter Zeit gar nicht intern aus der Unternehmensstruktur heraus, sondern von außerhalb über Exchange als Einfallstor auf meinen Rechner und ggf. auf diese Steuerdateien zugriffen hat, so dass diese Dateien als aktuell angezeigt wurden aufgrund der Verbindung mit diesem "Teilnehmer". Sie könnten, weil sie von einem anderen Rechner aus aufgerufen wurden, in der Auflistung bleiben, weil die Historie ggf. netzweit angelegt ist und deshalb auch solche Dateien anzeigt, die von anderen aufgerufen wurden. Vielleicht ist es ein Hirngespinst, aber es beunruhigt mich, auch wenn ich die Datei nun in einen verschlüsselten Container legen könnte. Dies ändert ja nichts an den bisherigen Merkwürdigkeiten.

Anhand des Protokolle ist nichts auffälliges festzustellen. Daher stelle ich meine Frage einmal hier und hoffe, dass es jemanden gibt, der mir meine Sorge zerstreuen kann. Vielen Dank schon einmal für die Hilfe.

LG Pat
 
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MSFreak

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Wolf.J

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Hallo Pat,
Zuerst einmal wilkommen im Forum.
Da der erste Beitrag eines neuen Users erst einmal freigeschaltet werden muss, dauert es manchmal ein paar Minuten, bis der sichtbar wird.
Den zweiten, doppelten Thread habe ich deshalb geschlossen.
Bei Problemen an einem Arbeitsplatz-Rechner ist die interne IT der erste logische Ansprechpartner.
 
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Robbie

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Hm, wo findet man denn überhaupt in Outlook eine Liste der zuletzt verwendeten Elemente?
 
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Wolf.J

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Ich denke mal, das ist eher zuletzt verwendet im Windows-Startmenü.
Unter Outlook kenne ich das auch nicht.
 
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Robbie

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Dachte schon ich bin blind :aah
 
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Pat80

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Hallo, danke für eure ersten Antworten.

@Wolf.J und MSFreak: Die "interne IT" gibt es bei uns so nicht, wir sind ein recht kleines Büro und einer unserer Mitarbeiter kümmert sich quasi nebenbei um die IT. Ich hatte ihn bereits zuvor gefragt und er hat daraufhin in die Protokolle geschaut und darauf basierend erklärt, dass nichts ungewöhnliches feststellbar sei. Da mich das aber nicht abschließend beruhigt hat, dachte ich mir, mal hier nachzufragen und hoffe, eine schlüssige Erklärung zu finden.

@Robbie @Wolf.J : nein, es geht gerade nicht um die zuletzt verwendeten Dateien im Startmenü von Windows. Dort werden die richtigen Dateien bei mir angezeigt. Es geht nur um die falsche Liste in Outlook. Zu der kommt man, wenn man das Nachrichtenfenster zum Verfassen einer Nachricht öffnet und dann den Reiter "Datei anfügen" klickt. Dann öffnet sich die Liste der zueltzt verwendeten Elemente mit den merkwürdigen Einträgen.
 
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Wolf.J

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@Pat80,
danke für die Erklärung zu den letzten verwendeten Dateien. Diese Funktion habe ich noch nie genutzt, sondern ziehe Anhänge aus dem Explorer direkt in die Mail.
Von einer Bedrohung von Außen gehe ich aber nicht aus.
Ich habe Dir mal einen Artikel von Microsoft zu dem Thema verlinkt, da wirst Du die passenden Einstellungen finden, um die unerwünschten Dateien ausblenden zu können.
Anpassen der Liste der zuletzt verwendeten Dateien in Office Apps
 
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Pat80

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@Wolf.J Oh danke, das ist wirklich informativ. Allerdings steht dort ja folgendes: "Ab Office 2013 wird Ihre Liste der zuletzt verwendeten Dateien mit Ihrem Microsoft-Konto synchronisiert. Das ist praktisch, weil es Folgendes bedeutet: Wenn Sie sich auf mehreren Geräten (z. B. Desktop und Laptop) anmelden, sind dieselben Dateien an beiden Stellen aufgeführt, damit Sie schnell darauf zugreifen können."

Ist das nicht genau die Überlegung, die ich habe, dass über Exchange von Außen zugriffen werden kann und deshalb der Aufruf dieser Datei angezeigt wird?
 
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Wolf.J

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Synchronisiert werden ja Datei-Namen und keine Inhalte.
Außerdem greifst Du auf den Exchange-Server mit einem persönlichen Zertifikat zu.
Hundertprozentig sicher ist natürlich gar nichts, aber wenn Du schreibst, die Dateien liegen lokal auf Deiner Festplatte, dann gehe ich wirklich davon aus, dass kein unbefugter Zugriff von Außen erfolgt.
 
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Pat80

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@Wolf.G danke für deine Hilfe!
 
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runit

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In einer heutigen Pressekonferenz wies das BSI explizit u.A. auf diese derzeitige Bedrohungslage hin.

- wenn man bedenkt, der Artikel ist schon älter, finde ich es umso besorgniserregender, dass sich an dieser Lage bis heute nichts geändert hat - im Gegenteil, diese Möglichkeit scheinbar, nach Erkenntnissen des BSI, heute noch besser genutzt wird.

BSI warnt vor Cyberattacken auf Microsoft Exchange-Server | Compliance | Haufe

Leider, da ich Office gar nicht nutze und somit auch keine Erfahrung in der Nutzung mit Outlook habe, kann ich nicht einschätzen, ob der Listung der zuletzt genutzten Dateien, und hier eben auch der Anführung von Dateien, die vom Nutzer (TE) eben nicht zuletzt genutzt wurden, eine Bedeutung zugemessen werden muss.
 
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Pat80

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ja, gerade auch Hafnium usw bringen einen ja auf die Idee, dass da was nicht in Ordnung ist, zumal diese Dateien auch nur in Outlook auftauchen und gerade nicht im Startmenu und daher auch beim Löschen des Recent nicht verschwinden. Nur würde das ja bedeuten, dass MS Exchange auf einzelne Arbeitsplätze und unmittelbar auf die darauf liegenden Dateien zugreifen können müsste...
 
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runit

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Nach meinem Verständnis sind die Dateien auf Deinem, bzw. dem Geschäftskonto auf dem Exchange-Server gespeichert, wo sie dann abgefischt werden könnten. Auch werden dem verlinkten Artikel nach ja auf dem Server durch dort platzierte Schadware Hintertüren eingebaut, die dann auch Zugriffe auf Arbeitsplätze ermöglichen könnten.
 
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Pat80

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@runit also die dateien um die es geht und die immer wieder als zuletzt verwendete elemente angezeigt werden, sind direkt auf meinem PC unter Dokumente gespeichert und daher m. E. nicht auf dem Exchange-Server.
 
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runit

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Wie ich schon schrieb, ich weiß es leider nicht, nach welchen Kriterien die Dateien dort erscheinen und ob es einen Rückschluss auf Fremdzugriff zulässt. Wenn es mich betreffen würde, würde ich versuchen, das näher zu ergründen. Du hast hier nachgefragt. Das ist eine gute Idee. Ich würde aber auch andere Plattformen aufsuchen, wo es IT-Experten gibt, die sich näher mit der Thematik auskennen.
 
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Pat80

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aber danke für deine Beteiligung. Ja ich habe die Frage auch mal in anderen Foren angebracht, aber bisher von dort kein Feedback erhalten. Hier finde ich die ersten Reaktionen zu meiner Frage.

M. E. nach kann auf den Exchange-Server jedenfalls nichts abgefischt werden, sondern müsste direkt auf meinen Arbeitsplatzrechner zugriffen worden sein. Die Dateien lagern auch nicht im OneDrive-Order, den habe ich ohnehin noch nie benutzt, oder sonstigen Cloud, sondern sind lokal auf meinem Rechner abgelegt worden.
 
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Sabine

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Ich habe mir gerade auf meinen Firmenrechner in Outlook die Liste der zuletzt verwendeteten Elemente unter "Datei anfügen" angeschaut. Ich finde da nichts, aber auch wirklich nichts, was auf irgendeinen "Zugriff von außen" hindeutet.

Das ist einfach eine Liste von Dateien, die ich jemals an eine Mail angehängt habe. Löschen kann ich die Einträge auf Anhieb nicht, aber da werden auch, in einem Fall Excel-Dateien auf dem Desktop aufgeführt, die ich inzwischen da wieder gelöscht habe. Ist also eher als Historie zu sehen, die sich aber nicht mehr aktualisiert, wenn die Dateien entfernt werden.

Und wie immer gilt natürlich: Updates sind, wenn möglich, sofort einzuspielen. Mein Administrator-Kollege, der den Exchange Server betreut, hat selbstverständlich die Exchange Patches im März 2021 eingespielt. Momentan werden unsere Systeme mit den Updates vom Oktober-Patchday versorgt. Ich bin auch gerade dabei!
 
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Wolf.J

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Und wie immer gilt natürlich: Updates sind, wenn möglich, sofort einzuspielen.
So sehe ich das auch.
Die Liste der verwendeten Dateien stellen meiner Meinung nach keine Gefahr dar, auch keinen Indikator für unerlaubten Zugriff.
Natürlich laufen versendete und empfangene Mails mit ihren Anhängen über Exchange-Server und wenn sich da jemand Zugriff verschaffen kann und will, sei es über eine Sicherheitslücke oder den man in the middle, dann können Datenlecks entstehen.
In dem hier geschilderten Fall sehe ich das aber nicht.
 
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Pat80

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@Sabine @Wolf.J danke für eure Rückmeldung und ich bin froh, dass ihr euch dieses Themas annehmt. Die Patches wurden natürlich auch eingepflegt.

Zunächst aber: bei mir sind die angezeigten Dateien nicht die Dateien, die ich mal angehängt habe, sondern es werden dort in Outlook alle Dateien angezeigt, grundsätzlich chronologisch, die ich z. B. in Word oder anderwo geöffnet bzw. gespeichert und bearbeitet habe. Bei den beiden odt-Dateien ist es im Übrigen sogar so, dass ich die nie per Email verschickt habe, insbesondere nicht über Outlook. Es waren also auch nie Anlagen.

Konkret geht es mir also darum, dass dort in Outlook Dateien angezeigt werden als zuletzt verwendet und dies grds. in chronologischer Folge. Diese beiden Dateien sind allerdings nicht in letzter Zeit, also im Grunde seit Jahren nicht mehr, von mir genutzt worden, erst recht nicht wurden sie als Anlage versandt. Trotzdem tauchten diese Dateien in der Auflistung bei Outlook auf. Das bringt mich zu der hier geäußerten Theorie, dass diese Meldung in Auflistung für einen kürzlichen Auffruf spricht
 
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